De vastlegging is het resultaat: data-integriteit en traceerbare documentatie in een klein laboratorium

Een meting die niemand heeft vastgelegd, heeft niet plaatsgevonden. Dat klinkt als een slogan, totdat je een half jaar later een meningsverschil probeert te beslechten met twee mensen die zich de dag verschillend herinneren en een spreadsheet die vier keer is overschreven. Dan wordt het een werkregel. Wat een laboratorium werkelijk voortbrengt, is niet een getal dat een paar seconden op een scherm staat. Het is een registratie: een duurzaam, leesbaar en toewijsbaar verslag van wat er is gedaan, door wie, waarmee, wanneer en met welk resultaat.

Iedereen die in een klein laboratorium werkt, weet dit in grote lijnen al. Het probleem is dat registratie geruisloos verslechtert. Geen enkele afzonderlijke kortere weg is ernstig. Een tijdstip dat aan het eind van de middag wordt ingevuld in plaats van op het moment zelf. Een identificatiecode die wordt ingekort omdat iedereen weet welke er wordt bedoeld. Een bestand met de naam final-2. Een gedeelde login omdat dat sneller gaat. Elk daarvan is op de dag zelf te verdedigen. Samen maken ze van een registratie een verhaal, en een verhaal kan niet worden gecontroleerd door iemand die er niet bij was.

Een registratie is niet het papierwerk dat op het werk volgt. Het is het enige deel van het werk dat morgen nog bestaat.

Deze gids gaat over de alledaagse kant van dat probleem: wat een registratie moet bevatten voordat iemand buiten de ruimte erop kan vertrouwen, hoe je er een corrigeert zonder te vernietigen wat er eerst stond, hoe één identiteit wordt meegenomen van het moment van binnenkomst tot de regel in het rapport, en waar dossiers meestal stuklopen. De gids is geschreven voor lezers in een kleine setting, waar een of twee mensen alles doen en niemand een kwaliteitsafdeling heeft om op terug te vallen. De normen waarop hij steunt zijn geschreven voor gereguleerde laboratoria, maar de redenering is niet regulatoir. Het is wat een registratie het bewaren waard maakt.

Waar een registratie voor dient

Registraties bedienen drie verschillende lezers, en het helpt om die uit elkaar te houden, omdat ze verschillende vragen stellen.

De eerste lezer ben jijzelf, later. Zes weken verder ziet iets er vreemd uit, en je moet precies weten wat er die dag anders was: welk referentiemateriaal, welk instrument, welke instellingen, wie erbij stond. Dit is de lezer die gebaat is bij detail, en de lezer die het vaakst in de steek wordt gelaten door een registratie die alleen de conclusie vastlegt.

De tweede is een collega die het werk moet herhalen. Die heeft genoeg nodig om het op dezelfde manier te doen zonder het jou te vragen, en dat betekent dat de registratie de dingen moet bevatten die te vanzelfsprekend leken om op te schrijven: de volgorde van de stappen, de wachttijden, het merk en de instelling van de apparatuur, en wat er is gedaan toen iets zich niet gedroeg zoals verwacht.

De derde is iemand die sceptisch is: een auditor, een klant, een verzekeraar, een rechter. Die is niet geïnteresseerd in de vraag of jij het je goed herinnert. Die wil weten of de registratie achteraf had kunnen worden gewijzigd zonder een spoor achter te laten, en of wat erin staat kan worden bevestigd door iets buiten de registratie zelf. Deze derde lezer bepaalt de norm, want een registratie die voor een scepticus is gemaakt, voldoet vanzelf ook voor de andere twee.

Ruwe data, en de kopieën die erop volgen

Het nuttigste onderscheid in dit hele onderwerp is dat tussen ruwe data en alles wat daarvan is afgeleid. Ruwe data is de eerste duurzame vastlegging die een meting achterlaat: het uitvoerbestand van het instrument zelf, de afgedrukte curve, de aflezing die aan de werkbank is genoteerd op het moment van aflezen, de foto die op dat moment is gemaakt. Alles daarna is een kopie of een berekening, en elke stap verder weg kan alleen informatie verliezen of er verkeerde informatie aan toevoegen.

Daaruit volgen twee dingen, en het loont om ze onomwonden te benoemen.

De samenvatting is niet de registratie. Een tabel die in een rapport is geplakt, is een afgeleid document. Als het onderliggende bestand is verwijderd, kan de tabel nergens meer tegen worden gecontroleerd, en de juistheid ervan berust dan volledig op de eerlijkheid en de oplettendheid van degene die hem heeft samengesteld. Tussen collega's kan dat volstaan. Bewijs is het niet.

Overschrijven is een stap die kan mislukken. Elke keer dat een getal met de hand wordt overgenomen van een scherm naar een boek, of van een boek naar een spreadsheet, bestaat de kans op twee verwisselde cijfers, een weggevallen decimaalteken of een waarde op de verkeerde regel. Een registratie die de oorspronkelijke uitvoer naast de overgeschreven waarde bewaart, laat een reviewer dat in seconden opmerken. Een registratie die alleen de overgeschreven waarde bewaart, maakt de fout blijvend en onzichtbaar.

De praktische regel is weinig spectaculair: bewaar het eerste, niet alleen het nette. Exporteer het eigen bestand van het instrument en sla het op onder de identificatiecode van het werk waar het bij hoort. Fotografeer de afgedrukte curve voordat die vervaagt. Bewaar het labjournaal, ook nadat de resultaten zijn uitgetypt. Opslag is het goedkoopste onderdeel van het laboratorium.

De negen kenmerken: ALCOA en de vier die erbij kwamen

Het letterwoord ALCOA is in de jaren negentig ontstaan in de gereguleerde laboratoriumpraktijk, als geheugensteun voor wat een notitie moet zijn. Later zijn er vier kenmerken aan toegevoegd, en de uitgebreide reeks wordt meestal geschreven als ALCOA+. De reeks is het kennen waard, niet omdat iemand je op de letters zal overhoren, maar omdat het een volledige controlelijst is voor één notitie, en omdat bij de meeste registratieproblemen een van deze negen tekortschiet.

De eerste vijf letters vormen ALCOA. Complete, consistent, enduring en available zijn de vier die later zijn toegevoegd, en in een kleine setting zijn het de vier waarop het het vaakst misgaat, omdat ze over het systeem rond de notitie gaan en niet over de notitie zelf.

Lees de middelste kolom als een reeks vragen om aan je eigen boek te stellen. De meeste mensen vinden er minstens twee die ze niet kunnen beantwoorden, en dat zijn meestal origineel en volledig: de eerste uitvoer is weggegooid, en de pogingen die mislukten zijn nooit opgeschreven.

Gelijktijdig vastleggen: waarom de klok zwaarder weegt dan het geheugen

Van de negen kenmerken is het kenmerk waarop mensen het gemakkelijkst toegeven ook het kenmerk dat het meest kost. Aan het eind van de dag uitwerken voelt onschuldig, omdat het geheugen nog vers is en het verslag samenhangender wordt dan een stel krabbels. Juist die samenhang is het probleem. Een registratie die achteraf is geschreven, is een reconstructie, en een reconstructie strijkt ongemerkt glad wat ze zich niet meer herinnert: de volgorde waarin twee stappen werkelijk zijn uitgevoerd, de elf minuten wachttijd die er vier hadden moeten zijn, de tweede poging die de eerste heeft vervangen.

Een gelijktijdige registratie heeft een textuur die een gereconstrueerde mist. Er staan tijdstippen in die geen ronde getallen zijn. Er staan doorhalingen in. Er staan regels in die halverwege een gedachte ophouden omdat iets aandacht vroeg. Reviewers leren die textuur lezen, en een verdacht net boek, in een verdacht gelijkmatig handschrift, in één tint inkt, waarin alle tijdstippen op nul of vijf eindigen, is het eerste waardoor een ervaren lezer langzamer gaat lezen.

De praktische versie van deze regel in een kleine setting is niet "schrijf alles op terwijl het gebeurt", want dat lukt niemand. De regel is:

• Noteer het tijdstip van de handeling, niet het tijdstip van het schrijven. Verschillen die twee, zeg dat dan, en zeg waarom.
• Schrijf in de registratie zelf, niet op een kladje dat later wordt overgenomen. Is een kladje onvermijdelijk, bewaar het dan en voeg het toe. Het kladje is het origineel.
• Noteer de lastige dingen eerst. Mislukte pogingen, onderbrekingen en alles wat buiten het gewone valt, zijn de notities die bij een reconstructie verloren gaan, en de notities waar een reviewer naar zoekt.
• Laat nooit lege regels open om later in te vullen. Een gat in een ingebonden boek nodigt uit tot een latere notitie die niet te dateren is, en zo behandelen reviewers het ook.

Correcties, en hoe je er een maakt die een review doorstaat

Registraties worden door mensen gemaakt, dus er staan fouten in, en de afhandeling van een fout zegt meer over een laboratorium dan de fout zelf. Er is één juiste manier om een geschreven notitie te corrigeren, en die is al tientallen jaren dezelfde:

• Eén streep door de fout, dun genoeg om het origineel leesbaar te houden.
• De nieuwe waarde ernaast geschreven, niet eroverheen.
• Paraaf en datum van de correctie, niet van de oorspronkelijke notitie.
• Een korte reden, in de kantlijn of in een aantekening: overschrijffout, verkeerde regel, instrument gereset, schaal verkeerd afgelezen.

Dat levert een registratie op met twee waarheden erin: wat er eerst is geschreven, en waarin het is veranderd. Beide zijn informatie. Correctievloeistof, een overschreven cijfer, een uitgescheurde pagina of een opnieuw geschreven vel vernietigt de eerste waarheid en daarmee de geloofwaardigheid van de tweede. Een reviewer die een pagina aantreft die "voor de netheid" is overgeschreven, kan een opknapbeurt niet van een bewerking onderscheiden, en is verplicht uit te gaan van de ergste van de twee.

De reden voor de reden verdient uitleg. Drie correcties op één pagina zonder toelichting lezen als een onbetrouwbare registratie. Drie correcties waar telkens bij staat cijfers verwisseld, gecontroleerd tegen afdruk, lezen als een zorgvuldige. Dezelfde feiten, tegengestelde conclusies, en het enige verschil is vijf woorden.

Eén identiteit, van binnenkomst tot rapport

Wat een stapel correcte notities tot een traceerbaar dossier maakt, is één identiteit die de hele weg wordt meegenomen. Er komt iets binnen. Het krijgt een identificatiecode. Die code staat op de ontvangstregistratie, op de opslaglocatie, op elke registratie van werk dat ermee is gedaan, op de uitvoer van het instrument en op de regel in het rapport die ernaar verwijst. Waar die draad ononderbroken doorloopt, is het rapport bewijs over een werkelijk bestaand artikel. Waar hij is doorgesneden, is het rapport een uitspraak over iets wat niet nader is bepaald.

Draden breken op een klein aantal voorspelbare manieren, en het is goed om daar ronduit over te zijn.

• Hernoemen bij een overgang. Een ontvangstreferentie wordt een intern nummer, dat wordt een afkorting aan de werkbank, en dat wordt een kolomkop in een spreadsheet. Elke stap is verstandig, niemand heeft de koppeling opgeschreven, en de keten bestaat nu alleen nog in het hoofd van één persoon.
• Opdelen zonder nieuwe identiteit. Eén binnengekomen zending wordt in drie delen gesplitst en alle drie houden dezelfde referentie. Een resultaat dat tussen die delen verschilt, is niet meer aan één deel toe te wijzen.
• Hergebruik van een identificatiecode. De nummering begint elk jaar opnieuw, of een afkorting botst met een oudere. Twee verschillende dingen delen nu één naam in het archief.
• Stille gaten. Tussen binnenkomst en eerste gebruik is niets vastgelegd. De registratie kan niet zeggen waar het was of wie het had, en precies op die periode zal een sceptische lezer doorvragen.

De oplossingen zijn even alledaags. Ken de identificatiecode toe op het moment van ontvangst, voordat er iets anders mee gebeurt. Schrijf de koppeling op de eerste keer dat een naam verandert, in een register dat iedereen kan vinden. Geef alles wat wordt opgedeeld een nieuwe identiteit. Hergebruik nooit een vervallen code, ook jaren later niet. De kosten van een langer nummer vallen in het niet bij de kosten van een dubbelzinnig archief.

Beheerketen: wie had het, wanneer, en de gaten daartussen

Overdrachtsregistraties beantwoorden een smallere vraag dan mensen denken. Ze bewijzen niet dat er niets met een artikel is gebeurd. Ze leggen vast wie er in elke periode verantwoordelijk voor was, en maken daardoor de periodes zonder verantwoording zichtbaar. Dat is hun volledige waarde: een overdrachtsregistratie zonder gaten vertelt je bij wie je moet navragen, en een overdrachtsregistratie met een gat vertelt je de eerlijke grens van wat iemand kan beweren.

Een bruikbare overdrachtsnotitie heeft vier onderdelen, en het is het vierde dat meestal ontbreekt: wie het afgaf, wie het ontving, wanneer, en in welke staat. De staat bij overdracht is wat later een transportprobleem van een behandelingsprobleem onderscheidt, en zonder die staat wordt elk volgend geschil een kwestie van meningen.

In een laboratorium van twee personen klinkt dit als bureaucratie om de bureaucratie, en voor routinematige interne verplaatsingen is het dat vaak ook. De proportionele versie is om overdracht vast te leggen op de punten waar de verantwoordelijkheid werkelijk van hand wisselt: binnenkomst van buiten, overdracht naar een andere locatie of persoon, terugkomst van waar het ook heen is geweest, en definitieve afvoer. Tussen die punten volstaan een opslaglocatie en een datum.

Apparatuur: logboeken, kalibratie, en de controle die geen kalibratie is

Elk instrument dat aan een resultaat bijdraagt, brengt twee registratieverplichtingen mee. De eerste is een gebruikslogboek: datum, wie het gebruikte, waarvoor, de instellingen die van de standaard afweken, en alles wat ongewoon was aan het gedrag van het instrument. De tweede is een statushistorie: kalibratie, onderhoud, reparaties en de controles die daartussen vallen.

Twee woorden worden hier door elkaar gebruikt, en dat is niet terecht. Kalibratie stelt de relatie vast tussen wat een instrument aangeeft en een bekende referentie, en wordt normaal gesproken uitgevoerd door een deskundige externe partij tegen een herleidbare standaard, volgens een schema, met een certificaat als afsluiting. Verificatie is de veel goedkopere routinecontrole of het instrument zich nog gedraagt zoals de laatste kalibratie aangaf: een bekende massa, een bekende referentie, een duplometing, door jou zelf uitgevoerd, vaak dagelijks.

Verificatie verlengt een kalibratie niet. Ze vertelt je alleen op welke dag iets is gaan verlopen, in plaats van in welke maand. Dat onderscheid telt het zwaarst achteraf: als een verificatie op de 14e slaagde en die op de 15e mislukte, valt elk resultaat tussen de 14e en de ontdekking in een afgebakend venster. Als niemand tussen twee jaarlijkse kalibraties iets heeft geverifieerd, is het venster een jaar, en staat een jaar aan resultaten ter discussie. Verificatieregistraties zijn dus geen huishoudelijk werk. Ze zijn wat de schade beperkt.

Elektronische registraties: audittrails, klokken en gedeelde logins

De meeste kleine laboratoria werken half op papier en half in bestanden, en dat is de combinatie die het moeilijkst op orde te houden is. Drie punten dekken het grootste deel van wat er misgaat.

Een audittrail is alleen een audittrail als hij niet kan worden uitgeschakeld. Instrumentsoftware legt vaak vast wie wat wanneer heeft gewijzigd, en even vaak staat die logging standaard uit, kan elke gebruiker haar uitzetten, of wordt ze bewaard in hetzelfde bestand dat ze moet beschermen. Zoek uit welke van die drie voor je eigen software geldt voordat je erop vertrouwt, want een trail die de betrokken persoon zelf had kunnen wissen, is geen bewijs over die persoon.

Een gedeelde login vernietigt de toewijsbaarheid in één klap. Eén account dat door drie mensen wordt gebruikt, levert registraties op die aan niemand kunnen worden toegewezen. Daarmee wordt meteen niet aan het eerste kenmerk voldaan, en dat is achteraf niet te herstellen. Het is de meest voorkomende ernstige bevinding in kleine laboratoria, en er wordt bijna altijd voor gekozen uit gemak, niet vanwege een werkelijke beperking.

Klokken lopen uit de pas en niemand merkt het. Een tafelapparaat met een verkeerde datum geeft elk bestand dat het aanmaakt een tijdstip mee dat de papieren registratie tegenspreekt. Die tegenspraak, twee jaar later gevonden door een buitenstaander, ziet er precies zo uit als antedateren. Controleer de klok van elk apparaat dat een tijdstempel schrijft, leg die controle vast, en noteer bij het corrigeren van een klok het verschil, zodat eerdere bestanden nog op volgorde kunnen worden gelegd.

Dezelfde logica geldt voor bestandsnamen. Final, final-2 en final-real zijn een versiegeschiedenis waar de datums uit zijn gehaald. Een bestandsnaam met de identificatiecode en een datum in ISO-notatie is voor iedereen leesbaar, sorteert vanzelf goed en overleeft een verhuizing naar een andere plek.

Welk document beantwoordt welke vraag

Een werkend dossier is niet één groot boek. Het is een klein aantal documenten die elk een andere vraag beantwoorden, en de meeste verwarring in een kleine setting ontstaat doordat van het ene document wordt verwacht dat het het werk van het andere doet.

De rechterkolom is de kolom om twee keer te lezen. Bijna elke te stellige bewering in een klein laboratorium komt voort uit het gebruik van een van deze documenten om de vraag uit zijn eigen derde kolom te beantwoorden.

Voorschriften hebben versies nodig, en versies hebben datums nodig

Een werkvoorschrift is een registratie als elke andere, en het kent één eis die mensen vergeten: een lezer moet kunnen vaststellen welke versie op een bepaalde dag van kracht was. Zonder dat verwijst een notitie in het labjournaal met "uitgevoerd volgens voorschrift" naar niets in het bijzonder, en als het voorschrift sindsdien is verbeterd, claimt de registratie nu overeenstemming met een document dat toen nog niet bestond.

Het minimum is een versienummer en een ingangsdatum op elke pagina, één beheerst exemplaar waarvan vaststaat dat het actueel is, en vervallen versies die worden bewaard in plaats van vernietigd. De oude bewaren voelt als rommel, tot de eerste keer dat iemand vraagt wat de instructie in maart precies zei. Dan is het het enige wat daarop kan antwoorden.

De andere helft is eerlijkheid over sluipende aanpassingen. Voorschriften worden aan de werkbank ongemerkt bijgesteld: een extra spoelstap, een langere wachttijd, een andere volgorde omdat dat beter werkt. Niets daarvan is fout, en alles daarvan is onzichtbaar voor een lezer die alleen het document heeft. Ofwel het voorschrift wordt bijgewerkt zodat het met de praktijk overeenkomt, ofwel de praktijk wordt elke keer als afwijking vastgelegd. Wat geen stand kan houden, is een document waarvan iedereen weet dat het niet beschrijft wat er gebeurt.

Afwijkingen en resultaten die buiten de verwachting vallen

De notities die niemand wil schrijven, zijn de notities die er het meest toe doen, en de reflex om ze weg te laten is het ene gedrag dat van een eerlijk dossier een misleidend dossier maakt.

Een afwijking is elk verschil met het plan: een stap buiten de volgorde, een wachttijd die uitliep, een vervanging, een onderbreking. Er een vastleggen hoort routine te zijn, zonder gêne. De melding heeft vier dingen nodig: wat er gebeurde, wanneer het werd opgemerkt, wat er is besloten en wie dat besloot. Een laboratorium waarvan de registraties helemaal geen afwijkingen bevatten, is geen laboratorium waar niets misgaat. Het is een laboratorium waar wat misgaat niet wordt opgeschreven, en een ervaren reviewer leest een ononderbroken reeks perfecte registraties als een waarschuwing, niet als een geruststelling.

Een resultaat buiten de verwachting vraagt meer zorg, omdat de neiging om het terzijde te leggen sterk is. De discipline is om te onderzoeken voordat je beslist: zoek eerst naar een oorzaak in de registratie zelf, in de apparatuurhistorie en in de behandeling, en beslis pas dan of het resultaat blijft staan. Wat de uitkomst ook is, het oorspronkelijke resultaat, het onderzoek en het besluit blijven alle drie in de registratie. Herhalen tot een resultaat acceptabel is, en alleen het acceptabele bewaren, is geen methode. Het is een manier om het antwoord te garanderen dat je wilde hebben, en een dossier dat alleen eindwaarden toont zonder herhalingen is de plek waar die praktijk zichtbaar wordt.

Bewaartermijnen, archivering en de back-up die niemand heeft getest

De bewaartermijn is de vraag hoe lang een registratie moet blijven bestaan, en het antwoord wordt bepaald door de langste van de volgende: een contractuele verplichting, een wettelijke verplichting in je eigen rechtsgebied, de levensduur van datgene waar de registratie over gaat, en je eigen behoefte om het werk te kunnen verdedigen. Leg het antwoord vast als een schema, per type registratie, met de naam van de verantwoordelijke erbij. Een bewaarregel die alleen als aanname bestaat, levert twee fouten tegelijk op: dingen die zijn weggegooid terwijl ze nodig waren, en al het andere dat eeuwig wordt bewaard omdat niemand durft te beslissen.

Archivering is de praktische helft. Papier vraagt om een droge, beveiligde en vastgelegde plek, met een index die ook iemand anders dan de auteur kan gebruiken. Elektronische registraties vragen om drie dingen die geregeld fout gaan:

• Een kopie op meer dan één plek, waarvan er minstens één niet in het gebouw staat en niet onder hetzelfde account valt.
• Een formaat dat later nog te openen is. Een leveranciersgebonden bestand waarvoor een licentie en een specifieke versie van één programma nodig zijn, is een gijzelaar. Bewaar een export in een open formaat naast het origineel, niet in plaats ervan.
• Een herstel dat werkelijk is uitgeprobeerd. Een niet-geteste back-up is een overtuiging over een back-up. Zet één keer per kwartaal één map terug, op een andere machine, en leg vast dat je dat hebt gedaan. De fouten komen aan het licht op de dag dat je de back-up nodig hebt, en nooit eerder.

Hetzelfde geldt voor de drager. Thermische afdrukken vervagen binnen enkele jaren tot een blanco vel. Daarom is een fotokopie of een scan die op het moment zelf is gemaakt, gemarkeerd als geverifieerde kopie met de datum en de paraaf van degene die haar maakte, meer waard dan het origineel waarvan ze afkomstig is.

Wie mag tekenen, en wat een handtekening betekent

Een handtekening op een registratie is een verklaring, en die hoort specifiek te zijn. Er zijn er maar drie in gewoon gebruik, en ze mogen nooit in elkaar overlopen:

• Uitgevoerd door. Ik heb dit werk gedaan en deze notitie is mijn verslag ervan.
• Gecontroleerd door. Ik heb deze registratie naast de bron gelegd en ze is volledig, leesbaar, gedateerd en vrij van onverklaarde correcties.
• Goedgekeurd door. Ik neem de verantwoordelijkheid voor de conclusie die eruit is getrokken.

Een controle is geen formaliteit. Het is een afgebakende leesbeurt, en daar hoort een afgebakende lijst bij. Is elke pagina gedateerd en geparafeerd? Staat er bij elke correctie een reden? Komt de identificatiecode op de registratie overeen met die op het artikel en op de uitvoer? Is elke herhaling of mislukking verantwoord? Vier vragen, twee minuten, en ze vangen het grootste deel van wat een latere reviewer zou vinden.

Wie elk van die handtekeningen mag zetten, is een opleidingsvraag. De registratie waaruit blijkt dat iemand bekwaam was om een taak uit te voeren, hoort bij hetzelfde dossier: waarin die persoon is opgeleid, door wie, wanneer, en hoe de bekwaamheid is aangetoond. In een kleine setting kan dat één pagina per persoon zijn, bijgewerkt wanneer er iets verandert. Zonder die pagina is een handtekening alleen een naam.

Acht manieren waarop dossiers in de praktijk tekortschieten

Ze zijn niet exotisch. Het zijn de terugkerende bevindingen, ongeveer in de volgorde waarin ze opduiken.

1. Eén login, meerdere mensen. Niets in de elektronische registratie is aan iemand toe te wijzen, en geen enkel later proces kan dat herstellen.
2. Het origineel is weggegooid. Getallen zijn uitgetypt en het instrumentbestand is verwijderd, dus niets kan nog ergens tegen worden gecontroleerd.
3. Alleen de geslaagde runs zijn opgeschreven. De registratie beschrijft een laboratorium waarin nooit iets mislukt, en dat gelooft geen enkele lezer.
4. Correcties zonder reden. Een pagina vol doorhalingen die slordig overschrijven kunnen zijn of iets anders, en de registratie kan je niet vertellen welke van de twee.
5. De identificatiecode verandert bij een overgang en de koppeling is nooit opgeschreven, zodat het rapport en het artikel alleen door het geheugen met elkaar verbonden zijn.
6. Ongedateerde voorschriften. "Uitgevoerd volgens voorschrift" op een dag waarvan niemand kan zeggen welke versie dat was.
7. Een klok die niemand heeft gecontroleerd. Tijdstempels van bestanden die de papieren registratie tegenspreken en er jaren later precies zo uitzien als antedateren.
8. Een back-up die niemand heeft teruggezet. Ontdekt op de ene dag dat hij nodig was, en dat is ook de enige dag waarop het niet meer te herstellen is.

Je eigen registraties in tien punten bekeken

Neem één afgerond stuk werk van drie maanden geleden, haal elke registratie erbij die ermee samenhangt, en beantwoord deze vragen op volgorde. Alles wat je niet uit het papierwerk alleen kunt beantwoorden, is een gat, wat je je er persoonlijk ook van herinnert.

1. Kun je bij elke notitie de persoon noemen die haar maakte, op basis van de registratie en niet uit het geheugen?
2. Is elke pagina gedateerd, en lopen de datums en tijdstippen in een logische volgorde?
3. Bestaat de eerste, oorspronkelijke uitvoer nog, en kun je die nu meteen tevoorschijn halen?
4. Loopt één identificatiecode ononderbroken van de ontvangstregistratie tot het eindrapport?
5. Heeft elke correctie een zichtbaar origineel, een paraaf, een datum en een reden?
6. Is er ergens vastgelegd dat iets niet volgens plan verliep, en zo niet, is dat aannemelijk?
7. Kun je voor elk betrokken instrument de status op die dag aantonen?
8. Kun je de versie van het werkvoorschrift overleggen die toen van kracht was?
9. Heeft een tweede persoon de registratie gelezen, en is duidelijk wat die heeft gecontroleerd?
10. Zou een buitenstaander, met alleen het dossier en zonder toegang tot jou, tot dezelfde conclusie komen?

De tiende vraag is de hele gids in één regel. Alles hierboven is een manier om het antwoord daarop ja te laten zijn: niet omdat het werk goed was, al kan dat best zo zijn geweest, maar omdat de registratie ervan kan worden gelezen, gecontroleerd en vertrouwd door iemand die nooit in de ruimte is geweest.

Goed werk met een gebrekkige registratie is later niet te onderscheiden van gebrekkig werk. Dat is geen kritiek op het werk. Het is een beschrijving van wat een registratie is.